quarta-feira, março 29, 2006

 

Gerenciamento da Mudança de Sistemas de Gestão

Alguém já presenciou a situação de ver uma empresa ou colega de trabalho insatisfeito com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da sua empresa? Seja insatisfação com a equipe de suporte interna de informática, seja por falta de recursos oferecidos pelos sistemas, seja por falta de credibilidade das informações, enfim, os motivos são vários e eu poderia preencher toda uma página com eles.

Nos primórdios, na década de 80 e 90, os sistemas eram desenvolvidos internamente pelas próprias empresas. Isto gerava muitas frustrações aos operadores e aos diretores das organizações. Primeiramente, o setor/ departamento de informática era (ou ainda é) formado por pessoas recém formadas ou então por profissionais que integravam outras áreas da empresa. A área foi recém estabelecida e não tem a maturidade do negócio ainda. A falha de comunicação entre profissionais de TI com outras áreas da empresa é muito comum. A informática é vista como “um bicho de sete cabeças” e existem frequentes choques relacionados à dificuldade do setor em dialogar com outras áreas e com diretores. Este motivo leva a outro, que é o alto índice de turn over dos CIO’s (Chief Information Officer). Com a dificuldade de falar a mesma língua, haviam conflitos que levavam a troca dos profissionais na esperença de que o novo colaborador resolvesse o problema.

Em meados da década de 80, começaram a surgir empresas de TI (Tecnologia da Informação) especializadas em sistemas EPR. Estas empresas trouxeram uma solução pronta para as organizações. Não havia mais a necessidade de equipes internas para o desenvolvimento de soluções. Todo os sistemas fornecidos por estas empresas já são integrados, trabalhando com um banco de dados, dando mais segurança para as empresas armazenas suas informações estratégicas.

Com o passar do tempo, em alguns caso, faz-se necessário pela alta direção da empresa a troca do ERP. Isto por que o relacionamento das empresas já está desgastado, ou por que o sistema não atende plenamente as necessidades da empresa e das novas determinações do negócio em que a empresa está envolvida.

Quando este processo é concreto, ou seja, vai acontecer a troca do ERP na empresa tem alguns pontos que é necessário levar em consideração:

1) - O que será feito com os dados que tínhamos nos ERP antigo? Neste caso é muito comum que a empresa queira fazer uma integração ou uma migração de informações para o sistema futuro. Caso este trabalho seja realizado, é necessário uma análise minuciosa dos dados que foram gerados no novo sistema.

2) - O novo sistema irá atender às demandas atuais? Com certeza se haverá a troca, é por que o setor responsável por esta análise – geralmente TI e alguns colaboradores chaves de cada setor – já deu a avaliação positiva sobre o novo ERP, mas é sempre bom lembrar que este é um ponto a ser observado.

3) - E as necessidades futuras? Lembre-se que um dos motivos que motivou a troca do sistema é que a empresa atendia os requisitos no momento da assinatura do contrato, porém passados alguns anos e algumas modificações na governancia da empresa, o sistema não atendia mais, por isso a sua empresa decidiu trocar! Como fazer para garantir que a empresa irá atender no futuro? Uma boa opção é escolher uma empresa que já esteja consolidada no mercado e tenha um sistema open source. Vale também uma cláusula no contrato garantindo que a empresa poderá realizar alterações no sistema para atender demandas futuras.

4) - Haverá alteração na forma de trabalho dos colaboradores? Sim, haverá. Não se iluda. Os sistemas não são desenvolvidos todos da mesma forma. Eles apresentam a mesma função, por exemplo, controle de estoque, fluxo de caixa, etc.. isto são processos comuns aos sistemas, porém não são operados da mesma forma. Sendo assim é necessário um treinamento em novos processos e na operação do sistema.

5) - O novo ERP “roda” com os equipamentos que tenho hoje? Bom, é um ponto que tem que ser questionado. Provavelmente haverá a necessidade de troca do parque de equipamentos por que os requisitos que você tinha quando adquiriu os equipamentos atuais eram de 10 ou 15 anos atrás. Neste caso, a específicação técnica dos equipamentos – da tanto client quanto server – é de extrema importância para estabelecer o orçamento do projeto e viabilidade comercial da operação.

6) - O fator psicológico deste processo nas PESSOAS. Apesar de ter sido o último ponto a ser comentado, este para mim é o mais importante. O fator psicológico é um fator que você deve dar muita atenção. Não adianta você ter o melhor software do MUNDO se as pessoas não querem que a implantação aconteça. Lembre-se, os processos, atividades, controles, são feitos por PESSOAS. O processo de implantação em alguns caso pode ser muito frustrante. Geralmente quando ocorre uma troca, os operadores já estão "acostumados" com o sistema antigo e muito resistente às trocas. É preciso que o líder tenha a habilidade de criar um ambiente automotivador, onde as pessoas possam estar interessadas em ver os resultados e proporcionar os resultados.

Provavelmente existem outros vários pontos onde é preciso que se tenha atenção nestes casos, mas citei aqui os que são gerais. Em cada oportunidade surgiram outros aspectos que será da estrutura de TI da empresa averiguar.


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